I falsi miti sul project management


Di project management si sente ormai parlare spesso, con applicazioni in diversi campi e settori, anche a livello digital. Ma a cosa ci riferiamo, quando parliamo di questa delicata arte? Qui la teoria viene in nostro soccorso: a tutte quelle attività e strumenti di progettazione e pianificazione che puntano alla realizzazione degli obiettivi di un progetto.

I falsi miti sul project management

Tanto facile a dirsi, quanto altrettanto complesso a farsi! Infatti, l’insieme delle mille attività fra le quali si devono destreggiare quotidianamente i project manager di tutto il mondo per rispettare scadenze e fronteggiare criticità non è di facile catalogazione né definizione – e del resto, non preoccupatevi: non è neanche nelle nostre intenzioni farlo qui.

Piuttosto, quello che vogliamo fare insieme a voi oggi è scardinare alcuni dei falsi miti che ruotano attorno a quel delicato compito che è la gestione delle risorse, del budget e degli strumenti a disposizione dei pm per completare un determinato progetto. Siete pronti?

 

1.La tecnica è tutto 

Naturalmente, le capacità tecniche del pm di pianificazione efficace del team, del budget e delle tempistiche legate a un progetto, così come quelle di organizzazione dei flussi di lavoro  – ovvero le “hard skills” – hanno un peso molto importante per la buona riuscita del progetto stesso.

Ma, come accade anche nei migliori sport olimpici, la tecnica non è sufficiente o, perlomeno, non è tutto! Contano anche passione, volontà, capacità di affrontare blackout improvvisi. Così, anche nella delicata disciplina del project management, sono un valore importantissimo le cosiddette “soft skills”, ovvero le abilità intangibili. La capacità di trovare soluzioni alternative e di negoziare per piccoli obiettivi, la volontà di costruire una squadra e creare un clima di collaborazione interna al gruppo, l’abilità di gestire crisi e fasi di stallo con serenità… sono tutte abilità che, con un buon allenamento, si possono sviluppare e trasformare in un enorme valore aggiunto.

I falsi miti sul project management

Unendo alla tecnica anche un pizzico di sensibilità ed empatia, siamo certi di conquistare anche il cuore dei clienti più… difficili. 

 

2.Il piano di progetto regna sovrano 

La fase di planning e la creazione di un vero e proprio piano che aiuti il pm e tutte le risorse in gioco a comprendere tempistiche di progetto, e a guidare il suo sviluppo step-by-step è fondamentale per avere un quadro generale della situazione e capire quali potrebbero essere le eventuali criticità sul percorso. Perché sì, non c’è dubbio: ci troveremo a fronteggiare ostacoli e criticità non previsti. Quindi, è bene provare a figurarseli e, possibilmente, ad anticipare le loro mosse!

In questo, la creazione di un piano ci viene in aiuto. Ma non pensiamo che basti per salvarci dagli imprevisti; soprattutto, non seguiamo alla lettera quanto dettato da un programma pianificato in partenza per rispettarlo com’è stato concepito! Non faremmo altro che insistere su di un vicolo – a volte – cieco e, a lungo andare, spegnere gli entusiasmi del team.

I falsi miti sul project management

Piuttosto, la capacità di essere flessibili e di correggere il tiro al momento opportuno, adattando il piano alle esigenze contingenti, può essere di vitale importanza per riportare tutti in carreggiata e raggiungere gli obiettivi di progetto. La flessibilità stimolerà il team a trovare soluzioni alternative e a proporre azioni efficaci che non erano state previste fin dall’inizio.

 

3.La creatività non serve

È vero, fra le principali caratteristiche di un pm di solito non si annovera la creatività, che è prerogativa di copy, community e di chi maneggia quotidianamente contenuti; ma chi ha detto che un digital project manager non può – o non deve – essere creativo?

Dovendo cercare di incastrare mille attività al giorno e far combaciare più pezzi che in un puzzle Ravensburger, avere competenze trasversali e anche un pizzico di creatività, può essere solamente d’aiuto nel portare a termine un compito; anzi, una qualità in più da includere nel proprio palmares!

I falsi miti sul project management

Quindi, diamo sfogo a questa nostra vena “artistica” ogni qualvolta sia possibile e lo riteniamo opportuno. Potrebbe essere anche una delle poche occasioni in cui non farci additare dai colleghi (solo) come freddi calcolatori!

 

4. Il cliente ha sempre ragione (siamo sicuri?)

Quante volte ci siamo sentiti dire questa frase? Certo, sappiamo bene quanto conti questa affermazione a livello di gestione di un progetto, ma un momento: anche noi abbiamo la nostra capacità di pensiero e di analisi, conosciamo a menadito il cliente, sappiamo trovare strade e soluzioni alternative… Perciò, invece che capire chi ha ragione e chi torto, perché non instaurare un dialogo propositivo e produttivo?

Se conosciamo chi abbiamo di fronte, conosciamo anche quali sono le sue idee e i suoi timori, possiamo immaginare le ragioni che spingono una determinata richiesta e, quindi, sappiamo quanto possiamo osare, fino a dove possiamo spingerci nel dissentire, nell’opporre dubbi o proporre idee diverse, o semplicemente mostrare le cose sotto una luce differente.

I falsi miti sul project management

A volte, avere il coraggio di trovare un compromesso può soltanto portare a una situazione win-win, in cui si accontentano le parti in gioco e il cliente potrebbe persino trovarsi più soddisfatto di prima, e – attenzione – darvi addirittura una bella pacca d’incoraggiamento sulla spalla!

 

Fateci sapere anche voi se qualche volta vi siete ritrovati in situazioni di questo tipo e raccontateci quali sono le urban legends più diffuse sul project management in cui vi capita di imbattervi nelle vostre intense giornate di lavoro!


Valentina D'Adda

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